O processo de tomada de decisão é considerado um momento crítico na realização de projetos, assim como na solução de problemas de qualquer negócio.
Portanto, tomar decisões não é uma tarefa fácil. Quanto maior a responsabilidade de um profissional, maiores os riscos inerentes à tomada de decisão. É normal sentir-se inseguro nessa hora, mas é preciso combater esse receio e munir-se das melhores técnicas – e opiniões da equipe, por que não? – para definir o melhor caminho a ser seguido.
Pensando nisso, selecionamos as 3 principais técnicas de tomada de decisão em grupo. Veja como elas podem te ajudar a ser mais assertivo em relação às melhores escolhas para a sua empresa, contando com a colaboração (e apoio) de sua equipe em todo o processo.
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As 3 principais técnicas de tomada de decisão em grupo
As técnicas de tomada de decisão em grupo envolvem, basicamente, a sugestão de ideias e a avaliação das alternativas apresentadas para enfrentamento de determinada questão.
A decisão final, seja ela qual for, deverá representar o melhor para a empresa e ser tomada em tempo hábil para evitar transtornos e outros impactos negativos.
Agora, vamos às técnicas:
1 – Brainstorming
De todas as técnicas de tomada de decisão, o brainstorming talvez seja a mais famosa e utilizada nas empresas.
Essa “tempestade de ideias” funciona assim:
- Primeiro, deve-se reunir um grupo de até 10 pessoas, aproximadamente (mais do que isso pode ficar difícil administrar a discussão);
- Depois, o líder desse grupo deverá expor o problema em questão;
- Em seguida, todos devem expor suas ideias e apresentar alternativas de enfrentamento do problema;
- Existem diversas formas de expor as ideias: simplesmente apresentar verbalmente para o grupo, usar post-its em um quadro ou acrescentar em uma lista são as mais usadas;
- É fundamental que, nessa fase, não haja críticas às ideias, elas são apenas apresentadas aos demais membros do grupo;
- Todas as sugestões serão registradas pelo líder e, posteriormente – após um intervalo de algumas horas, ou mesmo no dia seguinte – são discutidas e analisadas pelo grupo. Aí sim, são permitidas críticas e adendos às ideias dos outros;
- Após o debate sobre as ideias apresentadas, o grupo precisa indicar qual a melhor alternativa.
Vale lembrar que, nessa última parte, nem sempre será escolhida a ideia original de um participante; às vezes, pode acontecer de haver uma combinação entre duas ou mais ideias sugeridas.
Outra coisa: na hora de colocar as ideias na mesa pela primeira vez, é preciso deixar a mente fluir, sem restrições ou inibições. A intenção é conseguir recolher o máximo de ideias possíveis.
Se feita de forma correta, o Brainstorming é uma técnica que pode trazer excelentes resultados para o processo de tomada de decisão.
2 – Grupo Nominal
Na Técnica de Grupo Nominal (TGN), os membros dos grupos de discussão apresentam suas ideias de forma sistemática e completamente independente.
Esses grupos são constituídos pelos envolvidos na decisão que se quer tomar. Assim, se trata de uma decisão de marketing, por exemplo, o grupo será constituído pelos integrantes dessa área que podem contribuir de forma significativa para uma decisão eficaz.
Após o líder do grupo identificar e apresentar o problema aos demais, o processo de tomada de decisão ocorre da seguinte maneira:
- Em um primeiro momento, cada membro do grupo escreve quais são as suas ideias para solucionar o problema apresentado;
- Depois, as ideias escritas são apresentadas pelo seu respectivo idealizador e colocadas em um quadro;
- Após a apresentação individual, o grupo começa, então, a discutir cada uma das ideias;
- Terminada a discussão, cada participante deverá atribuir, anonimamente, uma nota para cada ideia apresentada, geralmente de 1 a 5;
- A decisão final será tomada de acordo com a ideia que conseguir somar a maior pontuação entre os membros do grupo.
Essa técnica pode ser utilizada por grupos de diferentes tamanhos.
Uma das funções do líder, além de mediar o debate de ideias, é garantir que cada participante possa contribuir para a discussão, sem favorecer uma única ideia e evitando julgamento e críticas impertinentes.
Vantagens da TGN
- Incentiva a participação de todos, inclusive os mais tímidos e relutantes;
- Equidade na participação e no compartilhamento de ideias;
- Otimização de tempo;
- Maior volume de ideias produzidas.
3 – Delphi
O último item da nossa lista de técnicas de tomada de decisão em grupo é o Delphi, usado para possibilitar a existência de consenso entre especialistas de um determinado assunto.
Aqui, é elaborado um questionário com o objetivo de obter ideias relativas a diferentes aspectos de um problema ou projeto. Esse questionário é, então, encaminhado para os especialistas.
Esses especialistas são profissionais especializados na área que se pretende tomar a decisão e capacitados a dar opiniões relevantes.
As respostas são sumarizadas e submetidas novamente aos especialistas participantes para que eles possam compreender os diferentes argumentos e pontos de vista dos outros membros. Tudo isso é feito sem que a identificação dos autores seja revelada.
Depois, retorna-se ao primeiro ciclo para que todos tenham a chance de mudar de ideia ou incluir uma nova argumentação com base nas respostas que eles viram dos outros participantes.
Esse ciclo se repete até que todos cheguem a um consenso.
Princípios Delphi
Anonimato dos participantes
Na técnica Delphi, todos os participantes permanecem anônimos em todas as etapas do processo.
Isso ajuda a impedir o efeito “bandwagon” (que é quando apenas uma parte do grupo segue uma ideia proposta por determinado membro) e o efeito “halo” (que é quando membros do grupo seguem uma ideia simplesmente porque simpatizam com o autor da ideia).
Fluxo de informações estruturado
Diferente do Brainstorming, em que as ideias surgem livremente, as sugestões são coletadas por meio de questionários, os quais são igualmente enviados a cada um dos membros do grupo.
Isso ajuda a evitar eventuais confrontos ideológicos, tendo em vista que todos os participantes são especialistas naquele assunto e podem ter interpretações diferentes sobre a temática em pauta.
Feedback regular
É comum que alguns especialistas sintam receio em mudar de opinião, querendo sempre mostrar coerência em suas colocações. Porém, na técnica Delphi, não estão associadas aos seus autores devido ao princípio do anonimato.
Isso “permite” que os especialistas revejam sua posição e se sintam mais confortáveis para mudar de opinião e ceder às sugestões dos outros participantes, chegando a um denominador comum.
Uma das principais vantagens da técnica Delphi é a possibilidade de todo esse processo ser feito à distância, por meio de plataformas digitais.
Por isso, na hora de elaborar o seu questionário, você pode utilizar a plataforma de pesquisas automatizadas da MindMiners. Lá é possível criar questionários personalizados e obter respostas de forma ágil, intuitiva, confiável e acessível.
Na verdade, pesquisas digitais podem ser usadas para coletar informações que vão ajudar em qualquer processo de tomada de decisão, independentemente das metodologias empregadas. Na maioria das vezes, inclusive, uma boa pesquisa torna até desnecessária essa dinâmica, por já indicar o melhor caminho ou solução, ou ajuda a orientar a discussão, por já trazer caminhos possíveis desenhados para serem debatidos.
De maneira geral, é importante deixar claro que a pesquisa simplifica o processo de tomada de decisão porque o torna mais assertivo e evita que as decisões sejam tomadas por mera intuição ou “achismos” dos participantes de dinâmicas como essa.
Elas são capazes de proporcionar informações tanto da empresa e seus processos, com questionários de comunicação interna, por exemplo, como externas, ao se fazer uma boa pesquisa de marketing.
Essas foram algumas das principais técnicas de tomada de decisão em grupo. Mas se você quer, realmente, se aprofundar neste tema, baixe agora nosso e-book gratuito: Principais ferramentas para tomada de decisão em negócios.