Independente do porte ou do segmento da empresa, um sistema de ERP é um aliado para otimizar os custos e os processos operacionais, bem como apoiar na tomada de decisão. No entanto, mais do que decidir qual ferramenta tecnológica adotar na gestão da organização, a escolha do ERP passa por um processo estratégico, assim como o sucesso da sua implantação.
O volume de dados gerados pelas empresas, as mudanças no mercado e as oscilações da economia estão exigindo sempre mais agilidade e assertividade na gestão dos negócios. Por isso, é fundamental contar com um sistema que integre os dados de forma segura e eficaz.
Pensando nisso, vamos explicar nesse artigo o papel de um ERP, os benefícios que um bom sistema de gestão agrega ao negócio e como escolher o mais adequado para sua empresa. Boa leitura!
O que é ERP?
Do inglês Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais), ERP é um sistema de gestão integrado. Em outras palavras, é um software corporativo que permite às empresas controlar os dados de diferentes departamentos em um único ambiente.
O ERP centraliza os dados e possibilita uma comunicação mais eficiente entre as áreas durante a execução dos processos. Além disso, apresenta um retrato do andamento dos negócios em tempo real, para que os gestores tenham mais assertividade na tomada de decisões.
O funcionamento do ERP deve ser parametrizado, mostrando uma visão ampla de todos os processos da empresa. Na visão por área, é possível acompanhar financeiro, contábil, fiscal, gestão de pessoas (RH), vendas, compras, estoque, produção, entre outras. Enquanto por segmento, a ferramenta é adaptada de acordo com o setor da empresa: varejo, atacadista, distribuidor, agrícola, industrial, serviços etc.
Ainda que as plataformas de ERP, em sua maioria, sejam divididas por módulos, as mais modernas são orientadas para funcionar conforme os fluxos de processos, em que uma única operação percorre diferentes áreas da empresa.
Vantagens de ter um ERP
Um sistema de gestão traz muitos benefícios para o dia a dia da empresa, colaborando com o crescimento do negócio.
Do ponto de vista dos gestores, possibilita obter insights, identificar e corrigir falhas e tomar decisões com mais agilidade. Tudo isso com segurança e sem achismos. Já para as equipes, os processos ficam mais ágeis e menos burocráticos, liberando os colaboradores para outras atribuições.
Conheça a seguir as principais vantagens de um bom ERP para as empresas:
Automação de processos
Um ERP automatiza e facilita as operações diárias por meio do fluxo livre dos dados e da padronização dos processos. Os colaboradores não precisam inserir ou consultar os dados em vários sistemas diferentes, evitando duplicidade de informações e reduzindo erros.
Isso permite um ganho na produtividade da equipe, já que diminui o tempo de execução das atividades burocráticas e repetitivas e possibilita que as tarefas sejam realizadas com mais eficiência.
Ou seja, é utilizar o melhor da tecnologia para ganhar tempo e focar no core business. Da mesma forma que contratar uma plataforma de pesquisa automatizada permite conhecer melhor o consumidor e direcionar os esforços certos para ações de marketing e vendas.
Redução dos custos operacionais
Com um software de ERP, os gestores têm acesso rápido às movimentações financeiras da empresa assim que elas acontecem. Eles podem visualizar o dinheiro disponível em caixa, calcular os custos das operações e identificar divergências. Essas informações são necessárias para avaliar formas de reduzir os custos e buscar novas fontes de investimento.
Acompanhamento de vendas e estoque
O sistema de gestão também reúne os dados do setor de vendas e estoque de uma empresa, fornecendo informações, como:
- Desempenho dos vendedores;
- Clientes que mais compram;
- Período do ano que determinado produto vende mais;
- Quais produtos têm maior saída e quais estão acumulando.
Na prática, a empresa tem o estoque monitorado em tempo real e a ferramenta pode ser configurada para acionar o setor de compras quando um item está em baixa.
Ao mesmo tempo, os gestores têm acesso a dados para decidir quais produtos devem ter o estoque reforçado ou reduzido. Isso dá à empresa capacidade de negociação junto aos fornecedores e objetividade nas estratégias de marketing e vendas.
Leia também: 6 dicas que contemplam o plano de marketing para lançamento de um novo produto.
Transparência e segurança
Uma tecnologia de ERP proporciona acesso às informações de forma clara e objetiva. Por isso, a integração dos departamentos resulta em mais transparência dos processos e viabiliza acompanhar as demandas e as movimentações de cada área da empresa.
Outro ponto favorável é a segurança dos dados, fator cada vez mais importante com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Há ferramentas com backups programados em servidor da própria empresa (ERP local) ou soluções em nuvem (ERP cloud) que agregam recursos robustos de proteção dos dados e um ganho na economia de espaço, uma vez que envia as informações para os servidores do fornecedor do sistema.
Auxílio e agilidade nas tomadas de decisão
Um ERP agrega inteligência, segurança e qualidade nos dados gerados pela empresa. Com ele, pode-se definir indicadores-chave de desempenho (KPI) para analisar quais são os produtos mais rentáveis, os clientes com maiores margens para a empresa, as regiões com maior potencial de mercado, dentre outras informações.
Esse monitoramento ajuda os gestores a terem insights, corrigirem erros e decidirem de forma segura onde investir para trazer mais resultados para o negócio.
Ganho de competitividade
Conforme os processos e as operações ficam mais automatizadas, a equipe ganha tempo para se dedicar a pontos estratégicos para o negócio, ou seja, melhorar a qualidade de um produto ou serviço, pensar em inovações e se dedicar a entender mais o comportamento dos consumidores. Em contrapartida, a empresa se torna mais competitiva diante do seu mercado de atuação.
Como o ERP impacta os processos da empresa
O nível de maturidade de gestão de uma empresa aumenta conforme a tecnologia é inserida nos processos. Um ERP tem a capacidade de elevar esse nível de diversas maneiras e trazer mudanças significativas, seja para pequenas, médias ou grandes empresas.
Entenda a seguir algumas formas como o ERP impacta a dinâmica da empresa:
- Elimina as planilhas e a papelada, dando aos gestores mais controle dos dados e menos dependência para obter as informações de que necessita;
- Permite acompanhar com exatidão as movimentações do comercial, de compras, do financeiro e de estoque;
- Reduz os riscos e as falhas por meio de uma gestão baseada em dados e informações precisas;
- Confere segurança às informações para o cumprimento de normas e regulamentos contábeis, fiscais, tributários e trabalhistas;
- Facilita a gestão do setor de RH (por meio de controle de ponto e banco de horas), dos encargos trabalhistas e de benefícios, além de possibilitar a avaliação por indicadores de produtividade;
- Auxilia a consolidar as contas e o balanço da empresa, devido à integração dos departamentos financeiro, de vendas e de compras;
- Apresenta dados para monitorar a saúde financeira da empresa, como faturamento, receita, lucro etc., para definir ações e fazer previsões de cenários;
- Agiliza o fluxo de processos com a integração entre todas as áreas da empresa. Por exemplo, quando uma loja de roupa concretiza uma venda: automaticamente o estoque é baixado, os impostos apurados, a nota fiscal gerada e a comissão de vendas calculada.
Como escolher um ERP
Cada empresa tem seus próprios desafios, que se diferenciam comparados aos de outros negócios. Sendo assim, o processo de escolha de um ERP deve considerar os objetivos e as necessidades da organização. De antemão, é preciso fazer um diagnóstico inicial para identificar as lacunas da empresa e entender o seu ponto de partida.
Já há um sistema ERP rodando na empresa ou são várias ferramentas digitais desconectadas umas das outras? Será necessário fazer integrações e personalizações? Qual é o tempo gasto na execução das atividades? Como as informações são compartilhadas? Como os gestores obtêm os dados para a tomada de decisão? A empresa está respeitando as normas vigentes e cumprindo prazos? O controle do estoque é efetivo?
A partir de perguntas como essas, é possível buscar a solução mais adequada para a empresa, que trará melhorias efetivas para os processos e agilidade para a gestão. Uma ferramenta que auxilia nesse diagnóstico é a Request For Proposal (RFP), ou solicitação de proposta, em português. Trata-se de um documento formal utilizado para consultar potenciais fornecedores de produtos ou serviços.
Como garantir sucesso na implantação do ERP
Alguns passos devem ser seguidos para a empresa implantar com segurança um novo sistema ERP. No entanto, cabe destacar que o sucesso da implantação está ligado a um planejamento cauteloso, a prazos realistas e a expertise do fornecedor.
Veja a seguir os passos para a implantação de um software de ERP:
- Defina o projeto: detalhe as etapas de implantação e atribua um ponto de contato entre a empresa e o fornecedor;
- Prepare o terreno: faça o backup dos dados e monte uma equipe com pelo menos um colaborador de cada área envolvida;
- Planeje a migração dos dados: avalie se deverá ser uma migração rápida ou lenta, feita por departamentos; considere se a empresa pode ficar com algumas operações indisponíveis e por quanto tempo; e decida o melhor horário para migrar os dados;
- Acompanhe o processo: assegure uma comunicação efetiva entre o fornecedor e a equipe designada. É fundamental coletar os feedbacks de colaboradores para fazer os ajustes necessários;
- Analise o impacto no negócio: entenda como o sistema de ERP vai impactar a dinâmica da empresa e verifique se os processos precisarão ser modificados;
- Treine, treine e treine: faça treinamentos para os colaboradores, crie materiais de apoio e foque nos usuários, buscando responder suas dúvidas para que todos compreendam as funcionalidades da aplicação.
Conclusão
Papéis, planilhas, documentos ou sistemas individualizados por departamento não dão mais conta das constantes transformações que o mundo dos negócios vem passando. As empresas precisam de dados confiáveis, ou seja, organizados, atualizados, acessíveis e conectados para impulsionar seus negócios.
Por isso, é importante encontrar uma solução inteligente e flexível para atender as necessidades da empresa, como o ERP Sankhya.
O sistema de gestão da Sankhya é focado nos processos da organização e em uma gestão assertiva. Funciona 100% na nuvem, com versões para mobile e web, é customizável e orientado por dados.
Esse conteúdo foi escrito pela Sankhya Gestão de Negócios, uma das maiores empresas provedoras de soluções integradas de gestão corporativa (ERP) do Brasil. Por meio de uma metodologia exclusiva, a Sankhya oferece a solução mais completa de gestão, permitindo que você esteja mais próximo de cada etapa de sua estratégia.