O que avaliar na hora de contratar um software para a sua agência?

Com o avanço da tecnologia, o mercado está ficando cada vez mais competitivo. Para otimizar procedimentos e, assim, acompanhar esse crescimento acelerado, as empresas estão procurando apoio de softwares para as mais distintas áreas operacionais.

O mercado de software já é bem diverso, com produtos que podem servir praticamente todas as necessidades operacionais de uma empresa. Mas como avaliar se há mesmo a necessidade de contratar um software? E como identificar e optar pelo software ideal?

Nesse post, vamos te mostrar quais são os principais fatores que precisam ser considerados na hora de avaliar um software para a sua agência e como ter certeza que você ponderou todas as implicações da compra antes de tomar a decisão. Vamos lá?

1. Confiança

É muito importante saber com quem você está lidando. Alguém te indicou o software que você quer contratar? Ou você simplesmente encontrou por meio de uma busca no Google? Se sim, você tem como solicitar alguma referência? Se a empresa é confiável, ela não deve ter receio em indicar alguns clientes para você conversar.

2. Funcionalidades

É essencial verificar se as funcionalidades do software que você pretende contratar atendem a todas as suas necessidades para aquela operação, especialmente se o software é crítico para operações de frequência diária na agência. Pode ser interessante também pensar no futuro: as funcionalidades oferecidas pelo software vão ser relevantes para a sua agência mesmo se houver um crescimento significante na operação?

3. Treinamento

A principal função de qualquer software para empresas é otimizar processos e criar hábitos operacionais mais eficientes. Por isso, é importante avaliar como a implementação vai impactar o dia-a-dia dos seus funcionários e se eles vão se adaptar com facilidade. Além disso, verifique se o software demanda algum tipo de treinamento específico. Se sim, esse treinamento está incluso no valor do seu contrato? E se a equipe crescer? Você pode solicitar um novo treinamento no futuro?

4. Entenda o contrato

Mesmo se você está muito confiante com o produto, sempre tem alguma chance de algo dar errado. Por isso, antes de assinar o contrato confira todos os detalhes com bastante atenção, em especial par ao item que a aponta se você terá que arcar com uma multa de rescisão caso desiste do plano e a questões de segurança, como por exemplo proteção dos dados da sua empresa. Se a empresa de software for de confiança, muito provavelmente o vendedor vai esclarecer esses itens pra você com o maior prazer.

5. Assistência

Antes de comprar um produto de software, pesquisa sobre o atendimento e o serviço de assistência ao cliente da empresa. A empresa limita o atendimento ao horário comercial? Você vai receber assistência sempre do mesmo profissional ou será redirecionado cada vez que tiver um problema diferente? Descobriu essa informação antes de contratar pode te deixar mais tranquilo quando enfrentar uma situação problemática ou precisar de uma resposta rápida.

6. Custo

Todo mundo tem um budget, mas isso não significa que você deve escolher a opção mais barata sempre. É importante sempre ponderar custo e benefício, até porque se você escolher um software que é mais barato mas não atende suas necessidades por completo, vai acabar tendo que substituí-lo ou contratar um outro para complementar. Além disso, considere o que determina o preço do software. É contabilizado por usuário, por usuário concorrente ou por processador? Isso vai te ajudar a definir qual plano é compatível com a estrutura e operação da sua agência.

7. Faça um teste

Sempre que possível, é recomendado experimentar o software antes de se comprometer para ver se ele realmente será útil e se encaixa na estrutura da sua organização. Opte por softwares que ofereçam uma versão trial para testar as funcionalidades antes de comprar. Lembre-se que, para que o teste faça sentido, é necessário aproveitar o tempo de uso gratuito de forma estratégica.

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