Nesse post, vamos abordar principais requisitos para escolher e implantar novos softwares na empresa. Em tempos de alta conectividade e mudanças rápidas, demandas como essa podem surgir a qualquer momento e é preciso estar preparado para elas.
Gestores que têm diversas funções e vivem mergulhados na correria do dia a dia nem sempre têm conhecimento para responder a essas demandas. Essa falta de conhecimento pode resultar na compra de softwares não funcionais, ou funcionais que estejam fora da realidade financeira e processual da empresa.
O que olhar antes de contratar um software para o seu negócio?
Para evitar esses erros e tomar decisões melhores e mais eficientes, continue a leitura!
1. Custo
Conhecer o próprio negócio é fundamental para tomar qualquer decisão. Quando o assunto é aquisição — não importa o porte dessa empreitada —, conhecer o orçamento da empresa é imprescindível.
Então, o primeiro passo para um gestor alcançar sucesso em solução de softwares é saber calcular o custo-benefício envolvido. Uma das melhores formas de calcular essa relação é:
- Listar as características do software que a sua empresa precisa. Uma boa dica é utilizar funcionalidades dos produtos que você já pesquisou como referência — assim, você terá itens universais;
- Criar uma escala de 1 a 5 para avaliar cada uma das características elencadas, atribuindo pesos segundo a importância delas. Por exemplo: interface intuitiva, peso 5, pois é extremamente relevante para seus colaboradores; linguagens disponíveis, peso 1, pois seus colaboradores dominam uma gama de idiomas etc.;
- Relacionar os diversos softwares disponíveis no mercado. Com base na lista anterior, classificar os itens desses produtos com notas de 1 a 5. Nessa classificação, você estará analisando o quanto um produto atende às necessidades da sua empresa.
- Multiplicar os pesos pelas notas de cada produto. Seguindo nossos exemplos, o software A receberia 15 pontos para interface intuitiva (peso 5 x nota 3 em nível de atendimento das necessidades da empresa).
Ao fazer essa lista, aparecerá a relação custo-benefício apresentável e inteligível, não apenas para você, mas também para justificar suas decisões em qualquer instância do negócio.
2. Projeção
Pensar no futuro é outro requisito vital para planejar a durabilidade de novos softwares na empresa. Se a sua empresa tem como objetivo algum tipo de crescimento, como a ampliação geográfica da área de atendimento, por exemplo, os novos programas devem atender às suas necessidades atuais e apresentar recursos para atendê-las no futuro.
Imagine se, a cada passo rumo aos seus objetivos, você tiver que reavaliar os usos dos softwares na empresa e alterá-los. Se estiver lidando com empresas de pequeno porte ou recursos limitados, isso é especialmente relevante. Os custos decorrentes da falta de projeção podem comprometer todo o orçamento da empresa.
3. API aberta
A interface de programação de aplicativo (API) é o conjunto de padrões de programação que permite a construção de aplicativos e a sua utilização. Ou seja, ter um software com API aberta é ter a possibilidade de integrar outras plataformas que forem surgindo e se mostrarem profícuas para o seu negócio — é a possibilidade de personalização.
Para exemplificar esse conceito de forma mais simples, basta pensar que, no Windows, a API funciona em aplicativo que utiliza o calendário do sistema para exibir a mesma função dentro do aplicativo, como nos de lembretes de atividades diárias. O atendimento desse requisito demonstra que o gestor conhece o seu orçamento e as projeções da empresa. Além disso, comprova que ele preza a manutenção da estabilidade de eficiência do negócio, mesmo quando forem adicionadas novas etapas aos processos internos e externos ou novos softwares na empresa.
4. Suporte ao cliente
Você é uma conta, não importa o tamanho da sua empresa. Escolha o produto de uma empresa que entenda isso e forneça suporte para o seu negócio da mesma forma que para uma empresa com porte duas vezes maior que o da sua.
Em algum momento, você precisará solicitar esse suporte e por isso
é preciso escolher uma empresa que mantenha vários canais de interação, que esteja sempre à disposição e que priorize seus clientes acima de qualquer outra coisa.
5. Tecnologia em nuvem
Se existe uma tecnologia que apresenta fatores que podem levar um negócio ao sucesso, é essa. São algumas dessas características:
- Mobilidade — com qualquer dispositivo que acesse a internet é possível acessar as informações do negócio de qualquer lugar do mundo;
- Tecnologia sempre atualizada — as atualizações ocorrem diretamente no sistema, de forma flexível e rápida;
- Redução de custos — a empresa paga apenas por módulos e funcionalidades que utiliza, ou seja, os custos operacionais são reduzidos;
- Alta disponibilidade — como esse tipo de software está abrigado em vários servidores, se um deles der qualquer problema outro passará a operar de imediato;
- Escalabilidade e flexibilidade permitem que a infraestrutura de tecnologia seja aumentada ou diminuída de forma ágil e rápida. Essa característica é extremamente importante para negócios que possuem picos sazonais.
